Tableaux de Bord et mise en place à la conception

Description
Exemples introductifs sur la construction d’un tableau de bord et leurs utilités

Approches sur l’exploitation d’un tableau de bord et leurs approches : approches statiques, approches dynamiques

L’indicateur et les outils de comparaison
Relier les tableaux de bord au pilotage de l’établissement
Déployer les objectifs, les indicateurs et les plans d'actions

Méthodologie de construction d’un TDB par étapes : 1° occurrence
Définir un objectif stratégique en lien avec un résultat de la certification HAS par exemple
Ex : améliorer la satisfaction des patients
- Décliner en objectifs opérationnels
- Identifier des variables d’action concrètes
Ex : diminuer le temps d’attente aux urgences
Identifier les indicateurs
Définir et choisir les indicateurs
Ex : délai médian d’attente aux urgences des patients qui seront finalement hospitalisés ; proportion de patients attendant plus d’une heure...

Définir la fiche méthodologique de l’indicateur :

Mesurer la performance d'une activité : les attentes des usagers
Définir les indicateurs de performance appropriés.
Déterminer les plans d'action : activités et ressources critiques.
Définir les indicateurs de pilotage explicites.
Repérer les grandes familles d'indicateurs hospitaliers : patientèle, qualité, organisation, performance de gestion etc.

Données sources, Méthode précise de calcul, Périodicité, Fournisseurs de données
Mettre en forme le TDB

Exercice par atelier de détermination d’indicateurs pertinents pour des activités choisies. Les ateliers pourront être constitués en fonction des projets, ou par métier, ou par pôle

Définir les normes et les seuils d’alerte – les écarts à éviter dans la mise en place des indicateurs (travail en groupe). Les seuls d’alerte seront basés sur des normes légales, de références ou propres aux capacités de l’établissement

Retour sur les ateliers de la veille. Rappel des définitions, des principes énoncés. Retour sur les difficultés attendues.

Respecter les principes clés de conception : pertinence, urgence, cohérence, efficacité.

Choisir les chiffres adaptés aux besoins de destinataires.
Faciliter l'analyse grâce à des supports visuels efficaces.
Les représentations graphiques à privilégier.
Formuler des commentaires synthétiques et explicites.

Le cas de deux sites séparés : comment présenter un tableau synthétique entre les activités de Montdidier et Roye ?

Exemples :
Augmenter l’activité sur les deux sites (Cible pour 2017: + 2 % en HC et + 2,5% en HJ)
Optimiser les recettes
Cible pour 2017: réduire le délai de recueil des RSS de 15 jours
Augmenter le nb d’actes produits pour l’extérieur de 2%
Maîtriser les prothèses et médicaments
Standardisation des références sur les DMI

Rendre les tableaux de bord plus lisibles grâce à des visuels percutants
Utiliser les possibilités graphiques, Savoir choisir le bon visuel. Savoir exploiter Excel

Les pièges à éviter :
Mesurer l’exhaustivité (de codage, d’émission...)
Performance globale : écart à la DMS en tenant compte des effectifs
Représenter la distribution d’une durée
Courbe cumulée et superpositions impossibles
Données incomparables

Comment communiquer en utilisant mes tableaux de bord ?
La communication motivante.
Adapter le mode de communication.
La consolidation des indicateurs dans un tableau de bord synthétique.

Atelier :
Exercice par atelier dans la continuité de celui du Jour 1. En fonction des informations dont disposent les participants, ils vont poursuivre le travail en atelier autour de la présentation des tableaux de bord. Les ateliers pourront être constitués en fonction des projets, ou par métier, ou par pôle.
(exemple DMS, taux d’occupation, CA par lit etc.)

Analyse critique des tableaux de bord et de leur exploitation réalisée
Points clés et conseils utiles à respecter
Évaluation du transfert des acquis pour valider la mise en œuvre en situation de travail
Retour sur les situations difficiles ou bloquantes
Travail en atelier sur quelques cas de tableaux de bord apportés par les participants (temps limité)

Réflexion en sous-groupe : analyse critique et recommandation d'améliorations.
Partage de bonnes pratiques.

Choix d’un type de tableau de bord à approfondir en fonction des besoins des participants. Exemple : le tableau de bord Qualité

Définir des indicateurs pertinents : la méthode "DÉDICACE"
Les caractéristiques du "bon" indicateur Qualité.
Distinguer les indicateurs de performance et les indicateurs de pilotage.
Utiliser la méthode d'analyse D.É.D.I.C.A.C.E. pour identifier, choisir les bons indicateurs qualité et construire son tableau de bord.
Définir son indicateur avec précision (grille indicateur).

Construire ses tableaux de bord Qualité
Les règles pour construire un tableau de bord : définir la cible, le travail sur le fond et la forme.
Les représentations graphiques à privilégier.
Les erreurs à ne pas commettre.
Les informations minimales à associer aux indicateurs au-delà des chiffres

Exploiter les informations des tableaux de bord utilisés
Le tableau de bord : un support à la communication et aux réunions
Analyse, lecture et interprétation des écarts

Élaborer et mettre en œuvre des plans d'actions et définir les actions correctives
définir des plans d'actions et des responsabilités pour atteindre les objectifs
mettre sous contrôle les données du tableau de bord

Gérer et faire vivre le tableau de bord
Les états de sortie à prévoir pour suivre les valeurs cibles
Modéliser et faire évoluer
Mise à jour des tableaux de bord : anticiper les difficultés

Mesurer l'efficacité des moyens mis en œuvre et l'adéquation avec la stratégie
Faciliter la capitalisation par le retour d'expérience
Objectifs pédagogiques
- Alimenter un tableau de bord efficace
- Utiliser les indicateurs et tableaux de bord comme outil de pilotage et d’aide à la décision
- Elaborer et exploiter le système du tableau de bord (analyse des écarts, mise en place d’un plan d’action, évaluation)
Public visé
Cadre Supérieur de Santé, Cadre de Santé, Responsable d’unité
Modalités pédagogiques
Mise en situation
Étude de cas : identifier les indicateurs de performance et de pilotage au sein d'un service.
Mise en situation Étude de Cas : créer la maquette visuelle d'un tableau de bord.
Moyens et supports pédagogiques
Exposés interactifs

Exercices en sous-groupes

Atelier de travail sur des problématiques réelles

Mises en situation

Évaluations des connaissances

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